Korrekte Rechnungslegung

Ein Punkt, an dem immer wieder Fragen auftauchen, ist die korrekte Rechnungslegung.


Gemäß § 14 UStG muß eine Rechnung folgende Angaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers;
  • die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
  • das Ausstellungsdatum;
  • eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer);
  • die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung;
  • den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt;
  • das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist;
  • den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
  • in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

 

Die Praxis hat gezeigt, daß einige Punkte sowohl von Leistungsempfänger wie auch von Leistendem hier gern falsch gemacht werden.

  • Der Leistungsempfänger läßt eine Rechnung auf seinen eigenen Namen statt auf den der Firma ausstellen. Die Folge: der Vorsteuerabzug entfällt.
  • Der Leistende schreibt sowohl Steuernummer wie auch USt.-ID auf die Rechnungsbögen. Das ist zwar nicht falsch, aber zuviel. Entweder die Steuernummer oder die USt.-ID. Beides braucht nicht zu sein.
  • Ausstellungsdatum ist nicht gleich Lieferdatum. Wer dies zum Ausdruck bringen möchte, muß einen entsprechenden Vermerk in die Rechnung setzen. Der einfachste Weg, diese Klippe zu umgehen ist, wirklich beide Daten einzugeben, nötigenfalls in beiden Fällen das gleiche Datum hinschreiben.
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer. Dabei darf man selbstverständlich z.B. alphanumerische Codes wie 2010-001 verwenden. Völlig neben der Sache liegt es aber, wenn man so interessante Kombinationen wie: Fahrt-2010-001 und/oder Promo-2010-002 verwendet, obwohl die fortlaufende Rechnungsnummer bereits bei 2010-598 läge. Bitte einfach durchnumerieren. Und falls eine Aufsplittung in unterschiedliche Erlöskonten gewünscht wird, so kann dies entweder manuell geschehen oder man verwendet die Kostenstellen-Rechnung.
  • Eine "handelsübliche" Bezeichnung für die gelieferte Ware oder Leistung. Man darf also in einer Rechnung zwar durchaus schreiben: FiBu_BWA_SuSa 2010-11. Das hört sich zwar toll an, und liest sich interessant, doch nur der eingeweihte Buchhalter weiß damit etwas anzufangen. Also bitte, keine exotischen Bezeichnungen verwenden. Daher bitte Streichhölzer nicht zu Zündstäbchen umdeklarieren.
  • Gern wird vergessen, den jeweiligen Steuersatz anzugeben. In Deutschland verwenden wir zwei: den Regelsteuersatz = 19% und den verminderten Steuersatz = 7%.
  • Wenn der Steuersatz genannt werden muß, dann ist auch der Steuerbetrag anzugeben; es sei denn, es gilt eine Steuerbefreiung, wie etwa für Kleinunternehmer iSv. § 19 UStG. Kleinunternehmer weisen keine USt. aus, sondern setzen den kleinen Satz: "wegen § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit" unter die Rechnung.
  • Ganz wesentlich ist auch der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht einer Rechnung. Hierbei ist folgendes zu beachten: ist der Rechnungsempfänger ein Unternehmer, so beträgt die Aufbewahrungspflicht für die Rechnung ohnehin 10 Jahre. Nicht immer aber weiß der Rechnungsaussteller, ob der Leistungsempfänger - obwohl Unternehmer - die Leistung auch für unternehmerische Zwecke bestellt. Eine Leistung kann von einem Unternehmer sehr wohl auch für nicht-unternehmerische Zwecke geordert werden. Daher ist es sinnvoll, generell den Hinweis auf die mindestens zweijährige Aufbewahrungspflicht in das Rechnungsformular aufzunehmen.